Presensi Pegawai Terintegrasi Dengan TPP

PENDAHULUAN

Pengelolaan dan monitoring kinerja pegawai merupakan salah satu hal utama yang harus diperhatikan oleh setiap instansi baik pemerintah maupun swasta. Monitoring kualitas kinerja pegawai dapat diketahui melalui beberapa tolok ukur, salah satunya adalah melalui pengawasan kedisiplinan jam kerja. Pengawasan kedisiplinan jam kerja meliputi presensi pegawai, termasuk pencatatan ijin dan cuti selama jam kerja serta pelaporan evaluasi kinerja pegawai yang diperlukan oleh pimpinan untuk mengevaluasi kinerja dan kedisiplinan pegawai.

Pengelolaan data presensi pegawai di lingkungan kantor pemerintah daerah memerlukan suatu manajemen informasi yang handal. Di era teknologi saat ini, pengelolaan data dan manajemen presensi pegawai dapat dilakukan dengan memanfaatkan sistem presensi elektronik berbasis komputer. Saat ini teknologi informasi telah menjadi bagian dari masyarakat modern yang dinamis karena dapat meningkatkan produktivitas serta mempermudah pertukaran informasi. Berbagai kemajuan dalam teknologi memungkinkan berbagai informasi didapatkan secara cepat dan akurat. Dengan demikian teknologi informasi mampu mendukung fungsi manajemen dalam organisasi dalam hal pengelolaan dan monitoring kinerja pegawai dan pengendalian unit kerja secara optimal.

Penerapan sistem informasi presensi pada Kantor SKPD dapat digunakan untuk pengelolaan berbagai data mulai dari data presensi pegawai, data cuti dan ijin pegawai, data jumlah jam kerja per pegawai per rentang waktu tertentu, hingga laporan eksekutif berupa statistik yang dapat mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan dalam evaluasi kinerja pegawai. Data-data yang dikelola dengan sistem informasi presensi akan menghasilkan laporan-laporan yang akurat secara cepat sehingga kebijakan yang diambil eksekutif akan menghasilkan peningkatan kedisiplinan dan kinerja pegawai.

Untuk memenuhi kebutuhan pemerintah daerah dalam menangani presensi pegawai, Global Intermedia mengembangkan Aplikasi Sistem Informasi Presensi Pegawai Terintegrasi dengan TPP (Tunjangan Tambahan Penghasilan). Diharapkan dengan mengaplikasi sistem ini pegawai dapat meningkatkan kedisiplinan dan kinerja.

SPESIFIKASI

Pengelolaan dan monitoring kedisiplinan jam kerja, pencatatan presensi, ijin dan cuti dapat dilakukan secara lebih praktis dan semi-otomatis dengan menggunakan sistem presensi elektronik. Sistem tersebut disebut dengan Sistem Informasi Presensi Pegawai. Sistem tersebut terdiri dari dua komponen utama, yaitu :

1. Sistem Presensi Elektronik
   Terdiri dari perangkat komputer yang memiliki fasilitas untuk menerima presensi secara elektronik menggunakan sidik jari. Proses ini dilakukan pada suatu komputer client yang terletak pada pintu utama di Kantor SKPD sehingga setiap pegawai yang datang ke kantor dapat langsung melakukan presensi. Data presensi sidik jari pegawai secara otomatis akan dikirimkan ke komputer server dan kemudian disimpan pada database. Data presensi tersebut selanjutnya dapat diakses melalui web site oleh pimpinan atau pengguna yang memiliki hak akses.
2. Sistem Pelaporan dan Evaluasi Kinerja Pegawai
   Sistem ini berbasis web dan dapat diakses menggunakan web browser dengan memanfaatkan infrastruktur jaringan intranet di kantor SKPD. Sistem ini terdiri dari beberapa sub sistem sebagai berikut :
   1. Data Pegawai
      Fasilitas ini digunakan untuk melakukan pencatatan data pegawai yang terdiri dari Nama, NIP, Telelpon, Alamat, dan Jabatan.
   2. Data Ijin
      Fasilitas ini digunakan untuk menginput data ijin dan cuti bagi pegawai.
   3. Konfigurasi Hari Libur dan Jam Kerja
      Fasilitas ini digunakan untuk melakukan konfigurasi hari libur dan konfigurasi jam kerja. Konfigurasi ini sangat berguna dalam pembuatan laporan dan evaluasi tingkat kedisiplinan pegawai.
   4. Setting User
      Fasilitas ini digunakan untuk melakukan setting data user sistem presensi elektronik. User dibagi menjadi 2 hak akses, yaitu : operator dan user. Operator memiliki hak akses untuk melakukan Konfigurasi Sistem (Konfigurasi Hari Libur dan Jam Kerja) serta memiliki hak akses untuk menampilkan berbagai laporan presensi pegawai. User memiliki hak akses untuk melihat data presensi pribadi, mengedit data pribadi, dan menginput cuti atau ijin.
   5. Manual
      Fasilitas ini digunakan untuk memberikan penjelasan secara detail terhadap pengoperasian fungsionalitas sistem presensi elektronik.

INSFRASTRUKTUR

Infrastruktur Sistem Informasi Presensi Pegawai terdiri dari komponen-komponen :

1. Fingerprint scanner
   Berfungsi untuk menerima data absensi sidik jari pegawai.
2. Server Database
   Berfungsi untuk menyimpan data pegawai dan data presensi pegawai.
3. Workstation
   Berfungsi untuk mengakses data presensi dan menampilkan berbagai laporan yang diperlukan.